مديريت ثانيه ها

بزرگ ترين سرمايه زندگي تان را مديريت کنيد
 

بزرگ ترين سرمايه زندگي ما عمر ماست و عمر يعني گذر زمان. بله ، بزرگ ترين سرمايه ما گذرا و موقت است چون زمان با کسي تعارف ندارد و هرگز به اختيار هيچ بني بشري در نيامده و نمي آيد. هميشه راه خودش را مي رود و سرعتش هم ثابت است. ما اگر خيلي زرنگ باشيم ، تنها مي توانيم زمان را مديريت کنيم. چگونه؟با شناسايي قاتلان بالفطره اوقات خودمان و برنامه ريزي براي غلبه برآن ها.

بزنيد کانال دو:
 

اگر به کارهاي روزمره مان دقت کنيم ، مي بينيم که تمام شان را مي شود کاناليزه کرد در يکي از چهار کانال زير:
کانال اول شامل کارهايي است که هم اضطراري اند ، هم با اهميت.
کانال دوم شامل کارهايي است که اضطراري نيستند اما مهم اند.
کانال سوم شامل کارهايي است که اضطراري هستند اما مهم نيستند.
کانال چهارم شامل کارهايي است که نه اضطراري اند ، نه مهم.
تلفني که زنگ مي زند يک مساله اضطراري است ، يعني يا به کانال 1 مربوط مي شود يا به کانال 3. اين را ديگر ميزان اهميتش تعيين مي کند. بيشتر ما حتي فکرش را هم نمي توانيم بکنيم که تلفن زنگ بزند و اصلا جوابش را ندهيم. در حالي که شايد پاسخ به آن تلفن ، تمرکز مان را به هم بزند و ما را ازانجام کار مهمي که به آن مشغوليم باز دارد. شايد چند ساعت براي تهيه يک مطلب وقت بگذاريم ، مدتي را صرف آماده کردن خودمان بکنيم و به دفتر شخصي برويم تا درباره مسأله مهمي با او صحبت کنيم اما همين که تلفن مان زنگ مي زند ، معمولاً پاسخ گويي به آن تلفن را ضروري مي دانيم .کمتر پيش مي آيد که لطفا 20 دقيقه پاي تلفن صبر کنيد تا خدمت تان برسم اما همان شخص ممکن است ما را 20دقيقه در دفتر کارش معطل کند تا جواب مان را بدهد.
کارهاي کانال يک ، کارهايي هستند که هم اضطراري اند ، هم مهم .يعني هم نيازمند يک اقدام فوري اند هم با نتايج حايز اهميتي سرو کار دارند. بحران ها و مشکلات شخصي و حرفه اي زندگي مان ، يعني کانال يک. با کانال يک ، مجبوريم کنار بياييم و گرنه ، ممکن است عوارضش گرفتارمان کند اما تمام عمر را نبايد پاي اين کانال نشست. مادامي که همه هوش و حواس مان به اين کانال باشد ، محتواي آن هر روز بزرگ تر و بزرگ تر مي شود تا جايي که تمام زندگي مان را پر مي کند. يعني هر روز از بحراني به بحران ديگر مي رويم و هميشه با مشکلات دست و پنجه نرم مي کنيم. بيشتر افرادي که زندگي شان را فقط پاي کانال يک مي گذرانند ، همين که فرصت و فراغتي پيدا مي کنند مي زنند کانال چهار کارهايي که نه مهم هستند ، نه اضطراري. مانند بيشتر سرگرمي هايي که فقط باعث اتلاف وقت مي شوند ، مثل تماشاي بيش از حد تلويزيون و يا هر کار وقت گيري که ساعت هاي زندگي مان را مي سوزاند و هيچ چيز به درد بخوري هم عايدمان نمي کند.
محتواي کانال دو ، امور مهم و غير اضطراري است. يعني کارهايي که به رسالت ها ، نقش ها و هدف هاي زندگي مان مربوط مي شود اما مجبور نيستيم که همين الآن به آنها بپردازيم.
امور کانال سه اضطراري اند اما مهم نيستند. تلفني که زنگ مي زند ، نامه اي که منتظر پاسخ است ، هر چيز ديگري که حواسمان را پرت مي کند اما به رسالت کلي زندگي مان و يا رسالت کلي سازمان مان هيچ ربطي ندارد ، مربوط مي شود به کانال سه. اين کانال معمولا مورد علاقه ديگران است. انجام اين امور غالبا خوشايند و آسان است اما نکته در اينجاست که اين امور اصلا امور مهمي نيستند. مانند جلسه اي که ناگهان در دفتر کارمان پيش مي آيد و ناچاريم در آن شرکت کنيم ، تلفني که زنگ مي زند و هيچ کار مهمي با ما ندارد و ...
آدم هاي موفق ، هيچ وقت اجازه نمي دهند که تمام وقت شان پاي کانال هاي 3 و 4 بسوزد چرا که کارهاي 3 و4 ، خواه اضطراري ، خواه غير اضطراري مهم نيستند. اما يک سوال: شما فکر مي کنيد اگر کانال 2 را نديده بگيريد ، براي کانال 1 چه اتفاقي مي افتد؟ محتوايش هر روز بزرگ و بزرگ تر مي شود تا اين که تمام زندگي تان را مي بلعد و مجبور مي شويد که فقط و فقط به مديريت بحران هاي زندگي شخصي و حرفه اي مشغول شويد. اگر براي امور 2 وقت بگذاريد ، آنوقت محتواي امور 1 هر روز کوچک تر و کوچک تر مي شود. براي اين که بتوانيد به کارهاي 2 بپردازيد ، ناچاريد از حجم فعاليت هاي 3 و 4 تان کم کنيد. يعني بايد تمرين کنيد که به طرز مؤثري به امور 3 و 4 نه بگوييد تا فرصت بيشتري براي فعاليت هاي 2 پيدا کنيد. امور 1 را هم که ناچاريد جدي بگيريد ، چرا که هم مهمند ، هم اضطراري.
امور اضطراري غالبا مرئي و ملموسند ، ما را تحت فشار مي گذارند و يک اقدام فوري از ما مي طلبند اما امور مهم به اهداف و نتايج مورد نظرمان در زندگي مربوط مي شوند. ما نسبت به امور اضطراري واکنش نشان مي دهيم در حالي که امور مهم چون اضطراري نيستند ، به جاي واکنش فوري به ابتکار و خلاقيت مان نيازمندند. اگر اهداف و نتايج مشخصي در زندگي نداشته باشيم ، به آساني به تله امور اضطراري مي افتيم و تبديل مي شويم به يک آدم واکنشي و غير مؤثر.

قاتلان بالفطره زمان
 

قاتلان بالفطره زمان يکي دو تا نيستند ؛ خيلي زيادند و تازه در آدم هاي مختلف و شرايط مختلف هم متغيرند اما اگر بخواهيم چند تا از مهم ترين شان را فهرست کنيم، بايد به اين موارداشاره کنيم: 1-افتادن در تله بحران مديريت: مديري که هميشه مجبور است به مديريت بحران بپردازد ، حتي اگر در تمام اين مديريت ها موفق باشد و به نتيجه مطلوب برسد ، مدير خوبي نيست. چون يکي از ويژگي هاي مدير موفق اين است که بحران ها را پيش بيني کند و جلوي وقوع آنها را بگيرد. اگر پيشاپيش به فکر جلوگيري از بحران ها نباشيد ، آنها نمي گذارند شما نفس راحتي بکشيد و هميشه به شما حمله ور مي شوند. به جاي اين که اين آتش را در همان ابتدا خاموش کنيد ، آن را پيش بيني کنيد و جلوي روشن شدنش را بگيرد.
2-روشن نبودن اهداف در زندگي شخصي و حرفه اي: اين يکي از بزرگ ترين مشکلاتي است که باعث اتلاف وقت مي شود ، هم در حوزه زندگي شخصي و هم در زندگي حرفه اي. معمولا کساني که به انجام تمام کارهاي روزمره شان مي رسند ، آنهايي هستند که پيشاپيش مي دانند که قصد دارند در طول روز چه کار کنند. اغلب مان خيال مي کنيم که تعيين اهداف زندگي از آن کارهاي سالي يک بار است در صورتي که اصلا اين طور نيست و روشن نبودن اهداف در زندگي شخصي و حرفه اي ،باعث مي شود که بيشتر وقت مان صرف چيزهايي بشود که چندان اهميتي در حوزه هاي شخصي و حرفه اي زندگي مان ندارند.
3-پذيرش مسئوليت بيش از حد توانايي: با يک دست شايد بشود دو هندوانه را هم برداشت اما ده تا را مطمئنا نمي شود. هر آدمي اگر يکي دو هندوانه را بردارد و سالم به مقصد برساند ، کار مؤثرتري انجام داده است نسبت به آن کسي که چند هندوانه بر مي دارد و هيچ کدامش را سالم به مقصد نمي رساند.
4-خروس هاي بي محل: از اين جمله بترسيد: « ببخشيد ، مي توانم يک دقيقه وقتتان را بگيرم؟» يادگيري مهارت «نه» گفتن ، البته به صورت مؤدبانه ، تمرين مي خواهد.
5-عدم تفويض کار به ديگران : يکي از مناسب ترين و مهم ترين ابزارهاي مديريتي همين است که کارها و اختياراتمان را به روش درستي به ديگران تفويض کنيم. اگر مديريت مي کنيم ودر مجموعه تحت مديريتمان کسي هست که بتواند در حد 80 درصد خودمان از عهده کاري برآيد ، آن کار بايد به او تفويض شود. اين باعث مي شود که ما به عنوان يک مدير ، فراغت و فرصت بيشتري براي برنامه ريزي ها و نظارت هاي حياتي و مهم تر پيدا کنيم.
6-شلختگي و نا مرتب بودن محيط کار و زندگي: کار کردن در يک محيط شلخته و بي نظم و حتي کار کردن پشت ميزهاي شلوغ و شلخته ، باعث افت راندمان کاري و اتلاف وقت مي شود. مرتب کردن ميز کاري و هر چيزي را در جاي خود گذاشتن ، يکي از ساده ترين توصيه ها به منظور مديريت زمان است.
7-تعلل در انجام کارها: دست کردن و کار امروز را به فردا واگذار کردن ، معمولا از عدم قاطعيت و ناتواني در تصميم گيري مؤثر ناشي مي شود و وقت زيادي را ضايع مي کند. براي غلبه بر اين قاتل بالفطره هم بايد آموزش ديد و تمرين کرد.
8-ناتواني در نه گفتن: خسته و کوفته ، داريد از سر کار برمي گرديد و به اين فکر مي کنيد که امشب بايد تا صبح روي يکي پروژه اي که قرار است فردا تحويلش بدهيد ، کار کنيد. درست در همين موقع ، يکي از دوستان تان تلفن مي کند و مي پرسد آيا مي توانيد با او به سينما برويد يا نه ؟ مي خواهيد بگوييد نه ، اما مي ترسيد او دلخور شود و ...اين ترس هم از آن ترس هاي قاتل زمان است.
9-جلسات بي فايده: مديران ضعيف معمولا وقت زيادي را در جلسات مي گذرانند ، وقت کمي را در برنامه ريزي و تفکر براي پيشرفت صرف مي کنند و وقت بسيار کمي را هم به پيگيري اهداف و نقشه هاي خودشان اختصالص مي دهند. مديران موفق اما دقيقا برعکس اند.

غلبه بر قاتلان بالفطره زمان
 

1-هدف گيري: خيلي از ما ممکن اسست خوب از وقت مان استفاده نکنيم فقط به اين خاطر که براي مان روشن نيست مي خواهيم از کجا به کجا برويم. علم موفقيت با اهداف ذهني و کيفي چندان ميانه اي ندارد. هدف در علم موفقيت ، يعني يک هدف قابل اندازه گيري ، زمان بندي شده و معقول. مثلا اين که من مي خواهم در کنکور سال بعد شرکت کنم و در رشته مهندسي مکانيک قبول شوم ،تا 5 سال ديگربا شخص مورد علاقه ام ازدواج کنم ، تا 8 سال ديگر خانه بخرم و... تعين ليست هاي واضح و دقيقي به اين شکل همراه با گام برداري به سوي اهداف بر طبق همين برنامه ريزي ها يعني مديريت زمان. هميشه در تعيين هدف هايتان واقع بين باشيد يعني هدف هاي قابل وصول براي خودتان در نظر بگيريد و گرنه سرخورده مي شويد و از اهداف تان باز مي مانيد.
2-فرار از تله: هميشه براي اين سوال ، وقت مناسبي است: مهم ترين کاري که در اين لحظه مي توانم انجام بدهم چيست؟ خيلي از کارها فوري و ضروري به نظر مي رسند اما هيچ اهميتي ندارند. مواظب باشيد به تله آن کارها نيفتيد. مشکلات و بحران ها هميشه هستند. براي اين که به تله شان نيفتيد ، بايد آنها را پيش بيني کنيد و جلوي وقوع شان را بگيريد.
3-برنامه ريزي: بدون طرح و برنامه نمي توانيد به هدف هايتان برسيد. خيلي ها هستند که مي دانند در زندگي چه مي خواهند اما برنامه و نقشه درستي براي رسيدن به هدف هايشان ندارند و فقط بيشتر و بيشتر کار مي کنند. برنامه سالانه و ماهانه تان را بايد هر روز مرور و ارزيابي کنيد که چقدر به اهداف سالانه و ماهانه تان نزديک تر شده ايد و چقدر از زمان تان براي رسيدن به آن اهداف ، باقي مانده است.
4-تنظيم ليستABC: براي خودتان يک ليست ABC تنظيم کنيد. A يعني آن کارهايي که بايد همين امروز انجام بدهيد. بنابراين کارهاي گروه A را بايد هر روز بازنويسي و به روز کنيد. کارهاي گروه B کارهايي هستند که بايد در طول هفته انجام بدهيد و کارهاي گروه C هم آنها هستند که بايد در طول ماه انجام بگيرند. ليست ABC تان را بايد در پايان هر روز ارزيابي کنيد و ميزان موفقيت تان را بسنجيد و فاصله تان را با هدف هاي سالانه و ماهانه تان تخمين بزنيد.
5-ترکيب کردن کارهاي ظاهرا بي ربط: اين يکي ديگر به بحث خلاقيت مربوط مي شود. اگر مي توانيد در يک زمان واحد ، دو کار را با هم و به خوبي انجام بدهيد ، آن دو کار را با هم ترکيب کنيد. تلفن زدن در حال تماشاي فوتبال ، مرور ليستت ABC روزانه در حالي که يک سريال تلويزيوني را هم مي بينيد و هم نمي بينيد ، ضبط کردن حرف هاي استاد با واکمن يا موبايل يا MP3 در کلاس درس و گوش کردن به آن حرف ها با هدفوني که در گوش داريد در حالي که در تاکسي نشسته ايد و داريد به خانه برمي گرديد .بد نيست اگر يک روز بنشينيد و يک ليست براي کارهاي تلفيقي روزمره تان تنظيم کنيد.
منبع: هفته نامه فرهنگي -اجتماعي همشهري مثبت 162